同济大学关于进一步加强学校外事管理的意见
（同委发〔2014〕3号）
根据《中共中央办公厅 国务院办公厅转发<外交部、中央外办、中央组织部、财政部关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见>的通知》（中办发〔2013〕16号）、《教育部关于进一步加强教育外事管理的意见》（教外综〔2013〕63号）、《同济大学关于改进工作作风、密切联系群众的实施办法》（同委发〔2013〕1号）等文件精神，结合学校实际，提出进一步加强学校外事管理的意见如下。
一、进一步规范因公临时出国
（一）严格根据工作需要安排因公临时出国
1．科学制定年度计划。紧紧围绕学校改革发展中心工作，坚持因事定人，先由外事办公室每年年初统筹确定学校对外交流与合作重要任务事项，再根据工作需要和人员分工提出校领导因公临时出国计划与人选建议，上报学校党委常委会讨论。不安排考察性出访。大幅压缩干部出国培训规模。不安排无实际需要的国外培训。不参加由外方资助的背景复杂、专题敏感的出国培训。不赴国外出席无实质内容的庆典、内部慰问等活动。原则上校领导不同团出访，也不在6个月内分别率团出访同一国家或地区。出国参加会议等活动要有选择，不得逢请必到。
2．严格执行限量规定。按教育部统一规定，书记、校长年度出国访问不得超过30天。依此从严控制副书记、副校长及以下人员因公临时出国。已离退休校级领导原则上不再派遣出国执行任务。已离开原工作岗位且所从事工作与原单位无关联的党政干部，不得再由原单位安排因公出国。
3．严控计划外团组。原则上不安排校领导计划外团组出访。未列入学校年度计划的校领导出访任务等事宜，确需安排的应商外事办公室，报学校党委常委会或校长办公会讨论通过。
（二）规范安排因公临时出国团组
1．严格执行应邀出访规定。出访须有外方业务对口部门或相应级别人员邀请，邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。不得接受海外华侨华人和外国驻华机构邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。
2．严格控制出访团组人数、国家数和在外停留天数。书记、校长率团组人数不超过6人，副书记、副校长以下团组人数不超过5人，每个团组校级领导不得超过2人。严禁通过组织“团外团”或拆分团组、分别报批等方式在代表团正式名单外安排无关人员跟随或分行。严禁派人为出访团组打前站。不得携带配偶和子女同行。每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区，不出机场的除外，下同），在外停留不超过10天（含离、抵境当日，下同）。出访2国不超过8天，出访1国不超过5天，赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。
3．规范管理，审批程序按照《同济大学因公出国（境）审批管理办法》（2012）严格执行。学校中层干部安排因公临时出国团组另行制定规定，目前暂时参照上述办法执行。
（三）务实节俭安排因公临时出国团组
1．要讲究实效。出访团组应有明确的公务目的和实质内容，实质性公务活动时间应占在外日程的2/3以上。严禁安排与公务活动无关的娱乐活动。
2．要注重节约。严格按照规定安排交通工具和住宿，不得铺张浪费。书记校长出访可安排普通套间，副书记、副校长以下人员安排标准间。出访团组与我国驻外使领馆等外交机构之间一律不得以任何名义、任何方式互赠礼品或纪念品，但可赠送学校教师著作和学生作品。不得用公款相互宴请。出访团组用餐应勤俭节约。
（四）实行因公临时出国信息公开与共享
除依照法律规定和有关规定需要保密的内容和事项外，校领导出访前在便于校内人员知晓的学校公告栏如实公示有关团组和人员信息，公示期限原则上不少于5个工作日，内容包括团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算。在向教育部出访请示中注明公示情况。出访团组回国后，在1个月内公布团组执行情况和出访报告，自觉接受师生监督，实现资源共享。
学校中层干部出访前除在学校信息门户网站如实公示有关团组和人员信息外，还应在所属的学院、部处公告栏公示，公示期限原则上不少于5个工作日。
二、加强国际会议和学术交流管理
（一）出席国际会议和参加学术交流
1．校领导应邀出席国际会议工作计划在每年年初统筹考虑。原则上从严控制出席一般性国际会议。出席外方负担全部费用的国际会议也应符合业务工作需要，并尽量与业务出访活动相结合。出席涉及学校重大利益的国际会议，可根据国际合作需要适当放宽。
2．校领导应把主要时间和精力投入学校管理工作，以学者身份出国（境）进行个人学术交流活动原则上安排在假期进行，纳入年度计划，并不得使用学校行政事业经费。
3．学校中层干部参加国际会议、进行个人学术交流活动等另行制定规定，目前暂时参照上述办法执行。
（二）在校举办国际会议
1．申办和举办国际会议、邀请重要外宾或敏感人士来校参加国际会议由校外事办公室归口管理，报学校领导批准。重大国际会议应报校长办公会批准。国际会议应以学术交流为主，从严控制在校举办一般性的国际会议和大型涉外活动。严控由学校经费支付的国际会议。对规模大，规格高，无实质性内容的国际会议和涉外活动，除配合国家外交需要外，原则上不予审批。
2．认真执行在校举办国际会议审批制度。举办国际会议应符合学校学科建设和发展，坚持以我为主、为我所用，目的明确。一般性国际会议须至少在对外宣布前4个月书面报校外事办公室，经校领导批准后上报教育部审批；重大国际会议应在会议召开前一年的每年9月20日前书面报校外事办公室，经校领导批准后上报教育部审批。
3．未经批准，任何单位及其下属机构和个人不得对外申办或许诺举办国际会议。经批准举办国际会议的单位，要严格执行学校制定财务管理的有关规定，合理编制会议预算，从严控制经费支出，原则上经费自筹。会议如涉及敏感事宜，应及时征求有关部门的意见。如无特殊需要，未经批准，原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已形成系列的国际会议，要对会议的重要性和可持续性等进行评估，及时调整或清理效果不明显的会议。原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。如确需异地办会，须说明充分理由，并征求会议举办地省级外事部门意见。
4．禁止利用国际会议搞公费旅游、重复宴请、赠送高档礼品。禁止以营利为目的举办国际会议，不得利用举办国际会议之名搞创收，损害学校形象。各单位要加强对负责举办国际会议的有关人员进行外事纪律教育，注意内外有别，严守国家秘密，维护国家利益。
三、严格外宾来访安排和接待规格
1．从严从紧控制外宾团组和接待费用。根据国际教育合作和教育交流需要，接待外宾既要体现外事礼仪，又要讲求节俭和工作实效。除履行双边协议或体现对重点国家和地区的礼遇外，外宾来访的食宿和交通等一般按照对等原则安排。外事礼品应当以师生作品为主。
2．节俭务实安排外宾食宿和交通。正部级以上官员率领的代表团，可安排五星级宾馆；副部级以下官员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。宴请原则上使用学校内部宾馆和招待所，不上高档菜肴。到访的重要外宾宴请一般安排在校内餐厅，确有必要在外安排的宴请要严格控制宴请标准，减少中方陪同人员。外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排适宜车辆集中乘车，减少随行车辆。
四、改进新闻报道
学校官方网页和外办网页报道国际合作活动要增强针对性，突出务实性，压缩篇幅，突出重点，突出教学、科研合作。纯礼节性的会见一般不发消息。校领导一次出访原则上只发一条消息。校领导参加外事活动一般报道不超过300字。重要国际合作内容可另作专题报道。
五、加强学校外事工作的统筹协调
按照教育部加强对外事工作统筹协调的精神，校内各部门对外商谈重要国际合作项目、签署重要合作协议以及呈报外事工作相关请示件须经学校外办审核后报校领导审批。
外事部门会同有关部门做好出访和来访团组、在校举办国际会议计划制定、报批和执行工作。组织人事部门加强因公出国人员备案工作；财务部门加强外事经费的预决算管理；纪检监察部门严格开展因公临时出国纪律检查和监督工作。外事部门会同组织、纪检部门及时修订《同济大学因公出国（境）审批管理办法》、制定《同济大学中层干部出国管理规定》等相关规定。
本意见由学校外事办公室负责解释，自印发之日起施行。此前发布的有关规定，凡与本意见不一致的，按照本意见执行。
