为进一步提高校纪委、监察处对各类文件的管理水平，充分发挥文件的运用价值，提高利用率，依据办公室的工作实际，制定本管理办法。

本管理办法所规范的文件范围，包括纪委、监察处形成文件在内的，所有由办公室接到和处理的校内外正式文件。

一、收文工作

（一）收文的种类

校纪委、监察处的收文主要包括：

1．中央纪委、国务院监察部、国家预防腐败局下发的各类文件；

2．驻教育部纪检组监察局、上海市纪委监委、上海市教卫纪工委监察室等上级机关所下发的正式文件；

3．上级党政组织、上级纪检监察机关编著的期刊、杂志、研究性文集等；

4．由学校转来的中央、国务院等上级下发的各类文件；

5．其他上级相关部门下发的正式文件；

6．校党委、校行政和校内各职能部门所发的正式文件；

7．其他应收的报刊、杂志、内部信息选编等等。

（二）收文的登记手续

来文收到后，清点文件份数，如在接收时发现问题及时向发文机关查询；

在收文本上，具体登记来文标题、来文日期、文件编号、来文机关、文件份数、文件去向。

重要文件归入重要文件夹，并编写目录，以便归档。

二、文件传阅和办理工作

纪委办公室、监察处的文件管理人员，要按照文件的种类和具体内容做好分类处理。

（一）文件的承批

上级纪检监察机关下发的重要文件、通知以及校内各单位发来的重要文件等，要通过相应组织程序及时呈送纪委主要领导阅批；

按照纪委主要领导签批的意见，转送有关人员或部门传阅、会签或处理。

（二）文件的办理

经过领导签批的重要文件，纪委监察处要有专人负责文件的具体办理工作，如需要与校内其他部门共同办理的，要落实各自的工作职责和工作分工。

需转往校内其他部门办理的文件，要严格履行签字和登记手续，并按照规定时间予以催办和收回；

文件办理完毕后，要将相关材料随文件原件交文件管理人员归档。

（三）文件的传阅

校内校外发来的一般性文件，需要在办公室内部进行传阅，并在阅后由传阅人在“文件传阅单”上，签署姓名、日期和有关意见。

送交校领导、纪委主管领导和校内其他部门传阅的文件，要由文件管理人员进行登记，部门签收，按时催办，并定期收回。

三、文件的发放工作

１．上报上级机关的文件，无论采取何种方式报送，都要认真登记报送时间、收文机关、文件名称、文件份数等内容，需挂号或寄机要的文件，要认真填写“信件寄送登记单”，由专门负责人员通过学校收发室或相应机要程序发出。

２．发给校内各单位的文件，由办公室发文人员在“发文本”上登记文件名称、文件份数和发文时间，并要由领取人在发文本上签字。

３．发给校内各单位的文件包括：校纪委、监察处转发的上级机关的有关文件、通知以及校纪委、监察处形成的各种正式文件。

４．文件发放工作要严格履行登记和签收手续，并根据文件的具体内容和时间要求，及时做好发放工作。

四、文件回收和归档工作

（一）文件的回收

纪委办公室、监察处需要回收的文件包括应由纪委、监察处留存、归档、销毁的相关重要文件，下发校内各单位的校纪委正式文件，一般不需要回收。文件回收的要求是：

1．在每年年初由办公室文件管理人员负责起草和下发回收上年度文件的通知，明确文件回收的具体时间和内容。

2．在规定时间内接收各单位送交的回收文件，清点无误后，予以签字注销。

3．对于遗失文件的单位，要责成其认真查找，并酌情进行批评教育。

4．清点全部回收文件和上年度需销毁的其他正式文件，并登记造册，在报经办公室主管领导批准后，进行监督销毁。

（二）文件的归档

纪委办公室、监察处需立卷归档的文件范围和归档要求是：

１．上级纪检监察机关下发的所有正式文件，这类文件一般应按照文件类别和发文机关分别立卷归档，保存期限为长期。

２．办公室内部形成的所有正式文件，这类文件的归档保存期限为永久。

３．案件材料和有关的处分决定等案卷，这类文件的归档保存期限为永久。

４．群众信访举报材料及相关的处理结论等，要单独立卷归档，并由纪委办公室负责保管，保存期限为长期。

５．校内其他单位所发的各类正式文件，根据其内容和重要程度，可酌情在办公室内部予以归档保存，保存期限为短期。

以上案卷，除需要由办公室单独保管的案卷以外，均需在正式立卷工作结束后，于每年的六月底以前将上一年度的卷宗材料及时送交学校档案馆统一保管。办公室文件管理人员和档案馆工作人员在移交卷宗的过程中，要认真清点移交的卷宗目录，并分别签字认可。